inicio > La importancia de las actas
Las actas son un asiento de lo tratado y discutido en las reuniones de asociados o asambleas.
De cada asamblea o reunión de asociados se deben levantar actas donde se refleje y se deje constancia de los participantes a la misma, de los puntos tratados y las decisiones tomadas; las mismas deben ser adecuadamente archivadas y registradas.
Los hechos administrativos y financieros llevados a cabo por la cooperativa deben ser registrados en libros especiales conformados para estos efectos. Tales libros son de gran importancia porque en ellos se registran los actos de los diferentes órganos que la componen.
Las cooperativas están obligadas a llevar los siguientes libros: De contabilidad, que son el libro Diario, el Mayor y el de Inventario.
Para un mejor manejo administrativo de la cooperativa deben llevar también los siguientes libros:
a) De asistencia a las asambleas con indicación de nombres, apellidos y números de matrícula o de cédula de identidad de los asociados, debiendo ser firmados por éstos.
b) De acta de la Instancia de Administración.
c) De actas de la Instancia de Vigilancia.
d) De actas de cada uno de los comités (en caso que existan).
e) De registro de asociados.
Todos estos libros deberán ser empastados, numerados, foliados y sellados. Los libros deben ser llevados a la Notaría Pública en cuya jurisdicción tenga su domicilio la cooperativa.
También podrán ser autorizados por el juzgado, la notaría o el registro de la localidad que haya expedido la copia del acta constitutiva de la cooperativa. Si estas actas se levantan en libros no autorizados, no tendrán validez.